El conocimiento del negocio, listo para la IA
Los documentos, datos y procesos de una empresa en un solo lugar del que la IA puede responder, con la fuente en cada respuesta y cada persona viendo solo lo que permite su rol. Probado en nuestra plataforma; en un cliente en noviembre.
Después de traducir los documentos al añadirlos. Conjunto de prueba.
Sin cambios tras el trabajo de traducción.
19 preguntas del tema respondidas y 3 ajenas marcadas como lagunas.
El conocimiento de una empresa está en tres sitios: documentos (manuales, catálogos, condiciones), datos vivos (pedidos, presupuestos, facturas, contactos) y procesos que están en la cabeza de las personas. Un asistente que solo ve uno de ellos da respuestas genéricas, o respuestas seguras y equivocadas.
Nos pasó primero en nuestra plataforma. Queríamos un solo asistente que respondiera sobre finanzas, proyectos y soporte con los números reales, y que nunca enseñara a nadie datos que su rol no permite ver.
La misma necesidad apareció en el sistema de ventas de un cliente: equipo, distribuidores y clientes preguntando por productos, presupuestos y pedidos, en varios idiomas, con respuestas que tienen que ser correctas.
Paso a paso.
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Los documentos y los datos en vivo se tratan distinto. Los documentos aprobados se indexan para buscarlos por significado. Los datos en vivo, como pedidos o facturas, nunca se copian: se leen de tus sistemas cuando una pregunta los necesita, así que las cifras están al día.
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El acceso sigue a los roles. Cada persona solo recibe respuestas de lo que su rol puede ver, y eso se decide en nuestro lado, nunca lo decide quien pregunta.
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Los documentos se revisan y aprueban antes de indexarlos, y se traducen a los idiomas de la web, así que una pregunta en español encuentra un documento escrito en inglés o en francés. Las respuestas citan el original.
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Cada respuesta cita su fuente. Un segundo modelo comprueba que las fuentes respaldan la respuesta; si no, la pregunta se registra como laguna en lugar de responderse.
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Las acciones son propuestas. El asistente puede sugerir un seguimiento o guardar un presupuesto, pero una persona lo confirma, y se puede deshacer.
Con qué está hecho Documentos de la empresa, aprobados e indexados · Búsqueda por significado, en cualquier idioma · Datos en vivo leídos de tus sistemas · Acceso por rol · Fuentes citadas en cada respuesta
Las puntuaciones de búsqueda no bastan para saber si el sistema conoce la respuesta. En los documentos del cliente, algunas preguntas ajenas puntuaban más alto que otras del tema. Un segundo modelo que juzga la relevancia lo resolvió.
Ganó la búsqueda más sencilla. Buscar solo por significado funcionó igual que una mezcla más compleja en todas las preguntas clave, así que lo dejamos simple.
Traducir cada pregunta al llegar era lento. Traducir los documentos una vez, al añadirlos, hizo que todos los idiomas funcionaran casi sin espera extra.
Copiar datos en vivo a un índice de búsqueda se queda desfasado. Leerlos de tus sistemas cuando hacen falta, con los permisos de cada persona, mantiene las respuestas al día.
Lo que decidimos.
Adoptado. Primero se demostró en nuestra plataforma, donde responde con nuestros documentos y datos desde abril de 2026. Después lo construimos en el sistema de ventas de un cliente, que sale en noviembre.
Cuando el conocimiento de una empresa está en un solo lugar que la IA puede usar, muchas tareas dejan de depender de quién recuerda qué. En tu negocio, puede significar:
- Atención al cliente que responde con tu propia documentación, con la fuente en cada respuesta.
- Presupuestos y seguimientos preparados a partir de tu catálogo, tus condiciones y el historial del cliente.
- Incorporación: quien llega pregunta cómo se hace algo y recibe el documento del proceso.
- Una sola búsqueda sobre documentos en varios idiomas.
- Cada respuesta limitada a lo que el rol de esa persona puede ver.
- Solo responde con fuentes aprobadas. Si un documento no está, registra un hueco en lugar de responder.
- Nunca ejecuta acciones por su cuenta. Una persona las confirma, y se pueden deshacer.
- El acceso se decide según el rol de cada persona, en nuestro lado, nunca lo decide quien pregunta.
- Los datos de las conversaciones se borran según un plazo de conservación fijo.
Poner en marcha el proyecto del cliente y medir en producción: confianza de las respuestas, huecos registrados y cuántas acciones propuestas se confirman. El registro de huecos le dice al cliente qué documentos escribir a continuación.
¿Cómo evitáis que un asistente de IA se invente cosas sobre nuestro negocio?
Solo responde con fuentes aprobadas que ha recuperado, y cita cada una. Un segundo modelo evalúa si esas fuentes sostienen una respuesta; si no, la pregunta se registra como hueco y no se responde.
¿Pueden clientes y equipo usar la misma IA sin ver los datos de los otros?
Sí. Cada persona solo recibe respuestas de lo que su rol puede ver: un cliente ve documentos para clientes y sus propios pedidos; el equipo ve lo que permite su rol.
¿Funciona si nuestros documentos están en distintos idiomas?
Sí. Cada documento aprobado se traduce al indexarlo y las traducciones se pueden buscar. En las pruebas, todas las preguntas en otro idioma encontraron primero el documento correcto.
¿Tenemos que mover nuestros datos a un sistema nuevo?
No. Los documentos se indexan para buscarlos. Los datos en vivo se quedan donde están, en tu ERP o CRM, y se leen cuando una pregunta los necesita.